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索引号: 11330800002618015K/2013-99662 成文日期: 2013-08-12
文件编号: 市政府令第35号 组配分类: 市政府规范性文件
发布机构: 市政府办公室 有效性: 有效
统一编号: -
衢州市重大活动档案管理办法

 衢州市人民政府令


第35号

《衢州市重大活动档案管理办法》已经2006年7月24日市人民政府第29次常务会议通过,现予公布,自2006年10月1日起施行。



                 市长:孙建国
                               二○○六年九月四日




衢州市重大活动档案管理办法



第一条为了加强重大活动档案管理,确保重大活动档案的完整与安全,发挥重大活动档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《浙江省重大活动档案管理办法》及有关法规,结合我市实际,制定本办法。
第二条本办法所称重大活动档案,是指我市在重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。
第三条本办法所称重大活动,是指符合下列条件之一的社会活动:
(一)省部级以上领导在本市的公务活动;
(二)外国政党要人或者国际组织负责人、著名外国友人在本市的参观访问;
(三)市委书记、市长、人大常委会主任、政协主席的重要公务活动;
(四)国内著名人士在本市的参观访问和公益性活动;
(五)本市与国内其他城市相互往来的重要公务活动;
(六)本市与国外友好城市相互往来的重要公务活动;
(七)本市在国内外其他城市举办的各种重要公务活动;
(八)在全市具有重大影响的政治、经济、社会、科技、文化、体育、旅游活动或者公益性活动;
(九)在全市产生重大影响的自然灾害、事故灾难、突发公共卫生和社会安全事件的处置活动;
(十)在县级以上行政区域具有重大影响的集会、节会、庆典、会展等活动;
(十一)其他在县级以上行政区域具有重大影响的活动(事件)。
重大活动档案的收集范围,由同级档案行政管理部门确定,报省档案行政管理部门备案。
对各类刑事案件的查处活动,不适用本办法。
第四条重大活动档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。
第五条县级以上人民政府应当加强对重大活动档案管理工作的领导,协调解决管理工作中的重大问题,建立健全档案行政管理部门参与重大活动的工作机制,并将重大活动档案管理工作所需经费列入同级财政预算,切实予以保障。
市档案行政管理部门监督、指导全市重大活动档案管理工作;各县(市、区)档案行政管理部门按职责分工,监督、指导本行政区域内重大活动档案管理工作。
第六条重大活动档案实行登记制度。登记的表式由市档案行政管理部门负责制定,登记的方法和要求为:
(一)一个单位承办的活动,由承办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作;二个以上单位联办的活动,由主办单位或其指定的机构负责该活动档案的登记和上报工作;临时机构承办的活动,由该机构指定专人负责该活动档案的登记和上报工作。
(二)负责登记工作的责任人,应当在活动项目确定后一周内向市档案行政管理部门填报《重大活动档案信息表》,在活动结束后3个月内向市档案行政管理部门填报《重大活动档案登记表》和档案目录。
(三)市档案行政管理部门收到《重大活动档案信息表》、《重大活动档案登记表》后,应及时做好信息的分类、管理和重大活动档案登记工作的监督、检查和指导。
(四)市档案行政管理部门每年12月底对当年重大活动档案的登记情况进行汇总、公布。
第七条组织、承办重大活动的单位(以下简称组织承办单位)应当加强与各级档案行政管理部门的联系,以便档案行政管理部门及时掌握重大活动的有关情况,督促、指导承办单位收集、整理重大活动档案。
各级档案行政管理部门可以派专业人员参加重大活动,采取录音、拍照、录像、摄影等方式直接形成或协助收集重大活动声像档案;属于本办法第三条第(八)、(九)、(十)、(十一)项规定的重大活动,组织承办地档案行政管理部门根据档案管理工作的实际需要,可以派出专业人员参与收集重大活动档案。
第八条组织承办单位负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。
组织承办单位在制订重大活动实施计划时应当同时制订重大活动档案收集方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,落实相应的保障措施。
组织承办单位为二个以上的,本条第一、第二款规定的工作由承担主要工作的单位为主负责;其他组织承办单位及负责新闻报道等工作的单位,应当及时整理本单位在重大活动中形成的档案,并在重大活动结束之日起30日内向承担主要工作的单位汇交。
第九条组织承办单位的档案工作机构、人员具体负责重大活动档案的收集、整理工作,并对归档材料进行集中管理。
档案工作人员应当具备档案工作知识,忠于职守,遵守档案工作纪律。
第十条重大活动档案实行以主办单位为主、集中统一保管的原则,保持其完整性。
(一)一个单位承办的活动,其形成的材料归入本单位档案机构,并按规定向同级国家档案馆移交。
(二)二个以上单位联办的活动,其形成材料实行双套制,由主办单位和参与单位分别归档。若无二套原件,则原件交主办单位,复制件由参与单位归档。主办单位应将整套材料统一立卷归档,并按规定移交同级国家档案馆保管。
(三)临时机构承办的活动,其形成材料既可由承办机构指定一个单位负责立卷归档,归入该单位档案机构,并按规定向同级国家档案馆移交;也可由承办机构告知同级国家档案馆,由档案馆直接收集整理归档。
(四)各新闻单位对有关重大活动的新闻报道档案实行双套制,一套由新闻单位存档,另一套交同级国家档案馆存档。
第十一条组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位,应当自重大活动结束之日起4个月内,向同级国家档案馆移交规范整理的重大活动档案原件;因特殊情况需要延期移交档案的,须经同级档案行政管理部门同意,并报送重大活动档案目录。
组织承办单位或者承担组织、承办主要工作的单位可以保留重大活动档案的副本或者复制件。
县(市、区)组织承办的有市委、市政府、市人大、市政协领导参加的在全市有重大影响的重大活动档案,各县(市、区)档案馆在接收进馆时,应同时向市档案馆报送重大活动档案目录。
第十二条重大活动中形成的文字、声像、标志性实物等不同载体的文件材料,整理方法应按各自的规范要求进行整理,并编制重大活动档案归档说明。
特种载体档案可以交副本。录音带、录像带必须转换成光盘归档,数码相机拍摄的照片应以纸质、数码双套归档,文本、照片的电子文件必须备份归档。
第十三条重大活动档案的编目、鉴定等工作,由接收档案的国家档案馆按照档案整理规则进行。
第十四条集体所有和个人所有的对国家和社会具有保存价值或者应当保密的重大活动档案,是国家档案的重要组成部分,档案所有者应当妥善保管;未经档案行政管理部门批准,不得向国家档案馆以外的任何单位或者个人出卖、转让、赠送,不得私自携运出境;禁止出卖、赠送给外国人。
档案行政管理部门应当加强对前款规定档案的管理,根据管理需要,可以依法采取代为保管、收购、征购等确保档案完整和安全的措施。
鼓励重大活动档案保存者向国家档案馆捐赠、寄存、出卖本条第一款所列档案。
第十五条重大活动档案应当依法向社会开放。
属于本办法第三条第(一)、(二)、(三)、(四)、(五)、(六)、(七)、(八)项规定的重大活动档案,自进国家档案馆之日起满6个月向社会开放;属于本办法第三条第(九)、(十)、(十一)项规定的重大活动档案,自进国家档案馆之日起满3个月向社会开放。依法应当保密的重大活动档案,按照有关法律、法规的规定执行。
向国家档案馆移交、捐赠、寄存重大活动档案的单位、个人,可以无偿利用其移交、捐赠、寄存的档案资料;可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,国家档案馆应当维护其合法权益。
第十六条保管重大活动档案的单位必须采取有效措施,确保档案的安全和完整。对因保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致重大活动档案严重损毁和不安全的,国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施;必要时,可以收购或者征购。
第十七条各级国家档案馆应当通过新闻媒体、网络、陈列、展览等形式,向社会公布已开放的重大活动档案。
各级国家档案馆应当对已进馆的重大活动档案建立资料目录,并进行分析、研究,编纂有关史料,积极开发档案信息资源,简化手续,方便社会各方面利用。
第十八条国家档案馆向重大活动档案利用者提供档案资料时,应当逐步用缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件;对具有重大保存价值的珍贵档案资料,不得提供档案原件。
重大活动档案缩微品或者其他形式的复制件由国家档案馆法定代表人签字或者加盖国家档案馆印章的,与原件具有同等效力。
第十九条对重大活动档案管理工作作出突出贡献的单位和个人,人民政府、档案行政管理部门和有关主管部门应当给予表彰和奖励。
第二十条有关单位违反本办法规定,有下列行为之一的,档案行政管理部门应当责令其限期改正;逾期未改正的,档案行政管理部门应当给予通报批评,对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员由有关主管部门依法给予行政处分:
(一)未按规定开展重大活动档案管理工作的;
(二)未按规定向社会开放重大活动档案的。
第二十一条有关单位和个人违反本办法规定,有下列行为之一的,由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分;造成损失的,依法承担赔偿责任;构成犯罪的,依法追究刑事责任:
(一)不按规定归档、汇交档案的;
(二)未按规定向国家档案馆移交重大活动档案的;
(三)涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有的重大活动档案的;
(四)擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的重大活动档案的;
(五)档案工作人员有其他渎职行为的。
在利用档案馆的重大活动档案中,有前款第(三)、(四)项违法行为的,档案行政管理部门应当依法给予警告,并可根据有关档案的价值和数量,对单位和个人处以一定罚款。
第二十二条有关单位和个人违反本办法第十四条第一款规定的,由档案行政管理部门依法给予警告,并可对单位和个人处以一定罚款;有违法所得的,依法没收违法所得。
第二十三条本办法自2006年10月1日起施行。

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